Maak jij al gebruik van de complete belfunctie in Microsoft Teams?
Bellen met Teams is een toevoeging op de standaard Teams omgeving waar inmiddels steeds meer bedrijven en organisaties gebruik van maken. En terecht!
Teams is de ultieme cloudoplossing voor online samenwerken en biedt alle bedrijven, klein of groot, de mogelijkheid om razendsnel met elkaar te werken en op verschillende manieren in in contact te blijven. Of je nu vanuit huis of een andere locatie werkt; wanneer jij over een internetverbinding en een Microsoft licentie beschikt is werken met Teams een ideale oplossing! In Microsoft Teams kun je namelijk met één klik communiceren via chat, audio, video en e-mail via desktop én mobiel. Zo ben je waar en wanneer je maar wil bereikbaar.
Wat nog niet iedereen weet is dat je met Teams ook kunt bellen naar externe telefoonnummers en dat je gebeld kunt worden op je eigen telefoonnummer(s). Integreer je Hosted Telefonie oplossing in Teams en vereenvoudig je communicatietools.
Waarom jij moet bellen met Teams!
Microsoft heeft met Teams een prachtige tool ontwikkelt voor online samenwerken, vergaderen en heeft de mogelijkheid om telefonie toe te voegen. Het gros van alle bedrijven en organisaties in Nederland zijn inmiddels overgestapt op Office 365 en beschikt daardoor over Microsoft Teams.
Het is dus voor veel bedrijven zeer interessant om telefonie aan Teams toe te voegen, zodat medewerkers 1 applicatie kunnen gebruiken voor alle vormen van communicatie. Denk aan bellen, videovergaderingen, onderling chatten en natuurlijk samenwerken in bestanden en kanalen.
Belangrijkste voordelen Bellen met Teams
Wanneer je gebruik maakt van een Microsoft Office 365 pakket is het een gemiste kans om geen gebruik te maken van de belfunctie, de belangrijkste voordelen zijn:
- Gebruik Teams als de enige applicatie voor alle communicatie
- Naadloze integratie in jouw Office 365 omgeving
- Teams heeft de beste smartphone app voor bellen en vergaderen
- Teams bellen is de ideale oplossing voor thuiswerkers en hybride werkers
Belangrijkste voordelen Bellen met Teams
In Teams is het mogelijk gebruik te maken van standaardfunctionaliteiten als dag- en nachtstand, wachtrijen, belgroepen en keuzemenu’s. Hierdoor is er geen aanvullende soft- of hardware nodig om de bereikbaarheid van je bedrijf op professionele wijze in te richten. Het inrichten van deze functionaliteiten nemen wij uiteraard mee in de implementatie. Door het inzetten van de juiste (gratis) licenties kun je tot 25 verschillende groepen, wachtrijen en keuzemenu’s inzetten zonder meerkosten.
Welke Microsoft licenties zijn er nodig om te bellen met Teams?
Om gebruik te maken van de complete belfunctie van Microsoft Teams heb je de juiste licenties nodig. De gebruiker dient wel te beschikken over Microsoft Business Standard of Premium, Microsoft Office365 E1, E3 of E5. De E5 licentie heeft geen add-on nodig, hier zit de Phone System licentie al bij inbegrepen.
De 2 “add-on” licenties voor bellen met Teams:
- Microsoft Teams Phone Standaard licentie (€6,70)
Phone System is benodigd voor gebruikers die de functionaliteit bellen met Teams beschikbaar willen hebben en geldt voor alle licenties behalve E5. Gebruikers met een E5 licentie hebben Phone System al in het pakket. - Virtuel Phone System licentie (gratis)
De eerste 25 “Virtual Phone System” licenties krijg je gratis van Microsoft. Deze licenties zijn in te zetten voor Wachtrijen, IVR’s en Auto attendants.
Kleine voetnoot: Wie moet telefonie niet koppelen aan Teams?
Uiteraard is het verstandig om eerst uit te sluiten wie Teams niet moet gaan gebruiken als telefonieoplossing. Gebruik je geen Office 365 of werk je bijna nooit in Teams? Sla deze gids over en kies voor een oplossing als Coligo, waarbij je ook de beschikking hebt over softphones, apps en een online telefooncentrale.
Hoe werkt bellen met Teams voor de gebruiker?
Wanneer je telefonie toevoegt aan Microsoft Teams krijgt de gebruiker een dialpad ter beschikking het tabblad oproepen en zijn er wat aanvullende opties bij de oproep instellingen.
Teams softphone (of dialpad)
Office 365 gebruikers zullen vrijwel allemaal bekend zijn met de Teams applicatie en hebben ongetwijfeld al kennisgemaakt met videovergaderen, chat, maar ook bellen naar collega’s of externe contacten op e-mailadres. Wanneer je vaste lijnen toevoegt aan Teams verschijnt er in het tabblad “Oproepen” een softphone, zie afbeelding 1.
De softphone is niets meer dan een dialpad waarin je telefoonnummers kunt toetsen, typen of kopieren en plakken. Wanneer je een telefoonnummer hebt ingetoetst klikt je op de knop bellen en je belt naar het ingevoerde nummer.
TIP: Gebruik de optie snelkeuze en voeg daar je contacten toe waar je het meest mee communiceert, zo kun je handig samenvoegen, doorverbinden en/of chatberichten uitwisselen vanuit het tabblad oproepen
Een gesprek voeren of beheren in Teams
Nadat je een nummer hebt ingevoerd en op de knop “bellen” hebt geklikt zal Teams jouw gesprek opzetten. Bij een binnenkomend gesprek ontvang je een pop-up met een groene knop om op te nemen of een rode knop om het gesprek af te slaan.
Tijdens een gesprek krijg je de welbekende “puntjes” in beeld en vanuit dit menu kun je een gesprek in de wacht zetten, doorverbinden naar een collega of ook een collega toevoegen. Afbeelding 2 laat een “live” gesprek zien en heeft dit menu uitgeklapt.
Handig: Gebruik het icoon links naast de puntjes om deelnemers om toe te voegen aan het gesprek
De Teams applicatie op je smartphone
Een enorm voordeel aan bellen via Teams is dat je de functionaliteiten direct ook beschikbaar hebt in de smartphone applicatie voor Teams.
De gesprekskwaliteit bij een redelijke WiFi of 4G verbinding is subliem en dat heeft met name ook te maken met het feit dat iOS en Android natuurlijk vanuit de basis rekening houden met het gebruik van Microsoft producten. De smartphone applicatie van Teams is de beste app om te bellen en gebeld te worden op je vaste nummer.
Bijkomend voordeel is dat je ook een perfecte scheiding hebt van prive gesprekken (mobiel) en zakelijke gesprekken (via de Teams app).
Oproepinstellingen
Wanneer je in Teams klikt op jouw afbeelding of organisatienaam rechtsboven krijg je een optie “Account Beheren”, deze optie opent een instellingen scherm voor jouw eigen Teams profiel en beheer je al jouw voorkeuren.
Op afbeelding 3 zie je onderaan de toevoeging aan de oproepinstellingen, dit zijn namelijk de belgroepen of wachtrijen die zijn aangemaakt in de Teams telefooncentrale. Door het de toggle aan- of uit te zetten meld je je aan en af van de wachtrij.
De overige oproepinstellingen zijn de standaardinstellingen die ook gelden voor Teams oproepen en vergadering. Het belangrijkste aspect is dat jij zelf bepaalt hoe, wanneer en waar je bereikbaar bent en wat de afhandeling van binnenkomende calls zijn wanneer je niet bereikbaar bent.
Beheer Teams telefonie in Office 365 portal
Organisaties die werken met telefonie via Teams hebben vrijwel altijd een (externe) beheerder van de Office 365 omgeving en diegene kan na onboarding alle telefooncentrale functionaliteiten beheren vanuit het Teams beheer centrum (https://admin.teams.microsoft.com/).
In het menu van het Teams beheer centrum vind je het item “SPRAAK” en wanneer je dit item uitklapt verschijnt er een compleet menu, zie afbeelding 4.
Tijdens de installatie of configuratie van Teams als telefooncentrale stellen we alle soorten beleidsregels en policies vast. Hierdoor hoeft een admin vrijwel nooit de opties Telefoonnummers, Operator verbinden, Oproepbeleid, Beleidsregels, Nummerwegavebeleid, Kiesplannen, Noodbeleid en Beleid voor spraakroutes aan te passen.
De laatste 4 opties zijn wel interessant om uit te lichten, gezien je als beheerder van een telefooncentrale nog wel eens wat wijzigingen wil doorvoeren in wachtrijen, keuzemenu’s, vakantiedagen of vrije dagen. Hieronder een kort overzicht wat je per optie kunt aanpassen als beheerder:
- Auto Attendants
Stel hier je binnenkomende hoofdnummers in, voeg een keuzemenu toe (met mp3/wav bestand of text to speech van Microsoft), stel routeringen wanneer je geopend bent, gesloten bent en/of een vakantieperiode hebt - Oproepwachtrijen
Voeg gebruikers toe aan wachtrijen, stel het maximaal aantal wachtposities in, stel een maximale wachttijd in, kies een wachtrijstrategie voor het aanbieden van gesprekken, stel een begroeting in en stel hier je wachtmuziek in. - Vrije dagen
Stel hier generieke vakantiedagen en/of vrije dagen die van toepassing zijn op alle gebruikers in jouw Teams omgeving - Resource accounts
Voor alle telefooncentralefunctionaliteiten heb je een resource account nodig, bijvoorbeeld wachtrij@voicedata.nl of keuzemenu@voicedata.nl. In dit tabje kun je eenvoudig resource accounts toevoegen, voorzie ze daarna wel van een virtual phone system licentie
Teams als telefooncentrale of hybride?
Microsoft heeft het afgelopen jaar enorm veel functionaliteit toegevoegd aan Teams en op telefoniegebied betekent dit dat er telefooncentralefunctionaliteiten in Office 365 beschikbaar zijn. De telefooncentrale in Teams beschikt over wachtrijen, keuzemenu’s, openingstijden en uiteraard is het mogelijk om naar elkaar door te verbinden, voicemail te gebruiken en je bereikbaarheid zelf in te stellen.
Toch is het belangrijk dat je per case goed de eisen en wensen in beeld brengt, want de telefooncentrale in Teams heeft een aantal veelgebruikte functies uit bijvoorbeeld Managed Voice, niet in het assortiment. Voicedata biedt de mogelijkheid om Teams te koppelen aan een externe telefooncentrale, zodat er toch een manier is om alle gewenste functionaliteiten te (blijven) leveren naast het gemak van het bellen via Teams.
Teams volledig als telefooncentrale
Gebruiken jij en je collega’s de Teams applicatie vaak? Dan is het koppelen van je vaste telefoonnummers aan Teams eigenlijk een must! Al je meetings, interne calls, externe calls via Teams en de statussen binnen Teams (bezet, afwezig) worden al volop gebruikt en worden misschien al als onmisbaar ervaren. Het is enorm eenvoudig om je vaste telefonie hieraan te koppelen, zodat je echt alle communicatie centraal via Microsoft Teams laat verlopen.
Teams wordt dan echt ook de telefooncentrale met beheer vanuit je Office 365 portaal en configuratie via de bekende Powershell commando’s, zonder dat je nog een extra telefoniesysteem benodigd bent.
Hybride gebruikers, koppeling Teams en extern telefoonsysteem
Er is nog een tweede doelgroep en die noemen we de “hybride” gebruikers. Hybride gebruikers zijn organisaties waarbij een deel van de werkplekken enorm veel baat hebben bij het gebruik van telefonie via Microsoft Teams, terwijl een ander deel van de werkplekken Teams niet kan gebruiken door gebrek aan internet, functionaliteit of technische aspecten. Denk bijvoorbeeld aan een bedrijf waarbij kantoorwerkplekken via Teams communiceren, maar de werkplaats, het magazijn of de fabriek ook bereikbaar moeten zijn via DECT toestellen of vast-mobiel integratie via het GSM netwerk. Door gebruik te maken van “sip-user-registration” is Teams snel te koppelen aan alle (hosted) telefoonsystemen die gebruik maken van SIP registraties voor aangesloten toestellen.
Overeenkomsten Teams als telefooncentrale en Teams Hybride
Eindgebruikers zien eigenlijk exact dezelfde veranderingen binnen de Teams omgeving, er wordt namelijk een Dialpad toegevoegd in je oproepen tab, het telefoonnummer dat daarbij staat is direct ook je “eigen” vaste telefoonnummer waarop je rechtstreeks bereikbaar bent voor mensen die geen Teams hebben.
Iedere gebruiker heeft ook een uniek eigen telefoonnummer nodig, vaak worden hier 10 of 100-nummerblokken voor ingezet.
Verschillen Teams als telefooncentrale & Teams hybride
Teams als telefooncentrale is een volwaardige dienst, maar wanneer je de functionaliteiten bekijkt is de telefooncentrale vrij basic. De standaardfunctionaliteiten in onderstaande tabel zijn van toepassing op beide opties, de aanvullende functionaliteiten laten zien waar een hybride oplossing waarde toevoegt.
Wanneer kies ik voor Teams als telefooncentrale?
Voldoen de standaardfunctionaliteiten van bellen met Teams aan jouw eisen en wensen op gebied van telefonie? Kies dan altijd voor Teams als telefooncentrale, dit is in alle gevallen goedkoper en je hebt geen dubbele systemen draaien.
TIP: Heb je een DECT omgeving? Je kunt DECT vervangen door smartphones en daar de Teams app op installeren! Voicedata adviseert graag hoe je dit kunt inrichten.
Wanneer kies ik voor Teams Hybride?
De basisgedachte is dat het verstandig is om te kiezen voor “Teams als telefooncentrale” omdat je simpelweg alles centraal in 1 systeem kan regelen. Er zijn echter een aantal uitzonderingen waarbij “Teams hybride” een must is:
- Magazijn, fabriek, loods moet bereikbaar zijn via DECT toestellen
Bepaal of dit echt nodig is, of dat de Teams app op een smartphone via WiFi of 4G ook voldoende is. Is dat zo? Kies dan voor “Teams Volledig” waardoor je geen extra DECT systeem in de toekomst hoeft te onderhouden - Een klein gedeelte van het bedrijf werkt in Teams, het grootste gedeelte niet
Tip: Werken enkel je salesmensen in Teams, gebruik dan echt de hybride constructie, omdat je ook buiten je organisatie contacten kunt toevoegen voor video, chat en meer. - Vast-mobiel integratie over GSM netwerk voor kwaliteitsgarantie mobiele devices
Een WiFi of 4G app in welke vorm ook, kan nooit de garanties bieden omdat er via een datakanaal en niet via een spraakkanaal wordt gebeld. Is dit niet essentieel? Kies dan voor “Teams Volledig” want de applicatie werkt enorm goed, alleen biedt niet de garanties. - Er is een CRM koppeling gewenst waarbij klantkaarten worden geopend bij inkomende calls
Teams integreert natuurlijk naadloos in alle Microsoft producten, maar VoIP oplossingen zijn flexibeler en kunnen veel meer automatiseren voor een callcenter en servicedesk. Gebruik in dit geval altijd “Teams hybride” om je contactcenter of servicedesk perfect in te richten.
Het allerbelangrijkst bij het maken van de keuze is dat je zelf bepaalt welke optie essentieel is en wat “nice-to-have” is. Microsoft partners zullen je altijd proberen te overtuigen om alles in Teams te doen, terwijl telecomproviders er vaak alles aan doen om een hybride constructie op te zetten, omdat dit voor beide partijen de beste bescherming biedt om omzet te behouden bij jou als klant. Dit klinkt misschien “slecht”, maar vergeet niet dat de grote spelers in de IT- en telecomwereld eigenlijk alleen maar praten over “verbreding” (lever zoveel mogelijk diensten aan je klant) en “churn” (verlies nooit meer een klant, houdt alles vast).
Voordelen bellen met Teams via Trio Telecom
Er zijn meerdere providers en aanbieders die bellen met teams aanbieden op verschillende manieren. Trio Telecom onderscheidt zich door transparant te zijn in de verschillende opties die we hebben en door onze fantastische pricing.
- Lage instap- en abonnementskosten – de scherpste abonnementsprijzen in Nederland
- Geen aparte systemen maar alles geïntegreerd in de vertrouwde en eenvoudige Microsoft Office omgeving
- Bestaande telefoonnummers kun je blijven gebruiken
- Duidelijk overzicht van beschikbare collega’s bij doorschakelen
- Wachtrijen, keuzemenu’s, doorschakeling en belgroepen worden door ons ingesteld en je kunt deze makkelijk zelf beheren
- Bellen en gebeld worden via smartphone, laptop of tablet met de Teams App (Android & iOS) daarnaast is bellen met Teams ook mogelijk vanaf een vast toestel
- Betrouwbare Nederlandse provider voor bellen met Teams
- Uitstekende service: wij zijn het aanspreekpunt voor al je vragen en dat 24 x 7
- Wij leveren SIP Trunk onafhankelijk. Je eigen trunk behouden? Dat is ook mogelijk!
Voordelen bellen met Teams
Heeft u interesse of wilt u meer informatie over Teams? Neem dan contact met ons op via 076 – 231 03 90 of per e-mail info@triotelecom.nl
